A Etiqueta Digital foi atualizada com sucesso!

Será mesmo? Separei 10 pontos de atenção para participar de videoconferência que irão auxiliar você nesta atualização.

Ao longo das últimas décadas todos nós tivemos a oportunidade de acompanhar o aflorar de um mundo digital cada vez mais amplo, complexo, interativo e essencial para a vida contemporânea, tanto para necessidades profissionais ou de âmbito pessoal. A questão é que nos moldamos com maior facilidade ou dificuldade a este meio e suas regras de conduta. Pois assim como o convívio presencial. O Mundo Digital oferece uma infinidade de mecanismos de interação social e exige uma série de etiquetas.

Em 2001 o escritor norte americano Marc Prensky ficou reconhecido após publicar seu artigo “Digital Natives, Digital Immigrants” no periódico da On the horizon da atual Emerald, que se chamava MCB University Press naquela época, no qual cunhou pela primeira vez os termos NATIVOS DIGITAIS e IMIGRANDES DIGITAIS.

“O mundo é dividido pelos nativos digitais e os imigrantes digitais.” – Marc Prensky

E, seja você um “nativo digital” ou um “imigrante digital”, cedo ou tarde já passou por esta adaptação às regras básicas de comportamento social do mundo digital, que vão desde não escrever e-mails, mensagens diretas ou comentários em redes sociais em CAIXA ALTA (o que significa estar gritando), evitar o envio de mensagens fora de contexto em um grupo de discussão, até evitar publicar e/ou marcar pessoas conhecidas em postagens nas redes sociais que possam gerar constrangimento ou embaraços aos demais. E por aí vai. A lista é grande e na maioria dos casos já incorporamos isso de tal forma que já nem pensamos como regras impostas, mas sim como hábitos e condicionamentos cultivados ao longo das últimas décadas.

Muitas até já deixaram de fazer sentido com a obsolescência de algumas ferramentas ou tecnologias. Como o envio de SMS (Short Massage System – o antigo “torpedo”) com mensagens muito longas. Ou ainda insistir na função de chamar a atenção de tela no saudoso comunicador instantâneo MSN. Enquanto outras vão surgindo e sendo incorporadas em nosso cotidiano conforme novas tecnologias e ferramentas vão surgindo e sendo adotadas em massa. Caso do Whatsapp que permite aos usuários criar grupos e incluir seus contatos. Aprendemos rapidamente que ser incluso sem nossa autorização em grupos em que não temos interesse de participar é extremamente inconveniente. Hoje, combinamos previamente a criação do grupo com as pessoas ou as convidamos por meio de um link de convite para que o contato tenha a opção de ingressar ou não ao grupo.

Mas, com o isolamento social e a rápida adesão em massa das web conferencias que a pandemia de COVID-19 nos forçou a utilizar em 2020 na grande explosão do Home Office, um número muito grande de pessoas que não estavam acostumadas ou habituadas à esta prática, se sentiram perdidas e desafiadas nesta rápida e forçada adaptação. Pensando nisso e após presenciar inúmeras situações que vão do inusitado ao inconveniente e muitas vezes até, irritantes. Resolvi colaborar com esta curva de aprendizado, escrevendo este artigo com algumas dicas e pontos de atenção que podem contribuir neste processo de adaptação à novas ferramentas e interações, melhor ajustando nossas ações e comportamentos às novas etiquetas digitais.

Portanto, trago aqui 10 pontos de atenção para que você possa se atualizar à uma nova versão de Etiqueta Digital ao participar de uma videoconferência. Não é nada diferente do que já se fazia antes. Ou ao menos deveria ser feito. Se você é um nativo digital, talvez isso tudo tenha sido muito mais fácil. Ou se você, assim como eu é um imigrante digital, certamente já teve seus momentos de interação digital por vídeo. Seja ao longo de partidas de games ou mesmo em conferências de trabalho.  A questão está no fato de que antes, da pandemia e do isolamento social, vídeo conferências, assim como chamadas coletivas por áudio eram comuns em alguns ambientes corporativos, mas não para a grande maioria das pessoas. Embora muitos profissionais já estivessem acostumados com esta prática, algumas gafes e pisadas de bola eram aceitas e toleradas com maior simpatia. Porém, de agora em diante, a tolerância de muitos tem sido menor, pois com mais de 4 meses de prática intensificada o pensamento coletivo é:

“Ao longo deste tempo, você já deveria estar habituado com isso e ter desistido da ideia de que tudo voltará ao normal, como era antes.”

Elimine as falhas técnicas

Se antes, realizar uma videoconferência não era algo muito comum para você, não tem problema. As pessoas estavam acostumadas e até já esperam que alguns imprevistos pudessem acontecer e forçar um reagendamento ou converter a chamada de vídeo em uma conversa por telefone em viva voz. Mas com a rápida popularização e adesão à esta prática, todos esperam que você já tenha se adaptado e esteja “fera” no assunto. Portanto, cheque sua câmera, seu microfone, sua internet com antecedência e procure conhecer melhor as configurações dos seus dispositivos para que possa reverter situações de possíveis falhas com soluções já conhecidas e testadas previamente. Domine os drivers de vídeo e áudio do seu computador e saiba como operar os aplicativos de conferência do seu celular. Um acessório importante é o fone de ouvido com microfone ou Headset. Além de permitir que você ouça melhor a conversa, ajudará os demais participantes a te ouvirem com maior nitidez além de reduzir os ruídos de fundo do ambiente.

Prepare o seu ambiente

Ok, realizar uma videoconferência deixou de ser algo esporádico ou uma surpresa. Então, prepare o seu ambiente. Você vai utilizá-lo para fazer chamadas de vídeo com uma frequência cada vez maior. Procure um local mais isolado que lhe afaste de ruídos externos ou de outras pessoas que possam atrapalhar sua conversa. Mas evite ambientes muito apertados e de paredes lisas, isso provocará eco com facilidade quando você falar. Tenha uma atenção especial também, para a iluminação. Procure por um local bem iluminado ou adapte alguma iluminação. Mais do que nunca, os ringlights estão na moda e acessíveis. Considere adquirir um. Vale investir um tempinho e cuidado com o seu cenário. Organize o ambiente ao fundo e considere uma decoração especial. Afinal, se esta vai ser uma prática comum e inevitável, que seja com um pouco mais de estilo e uma pitada de personalidade, concorda?

Pontualidade

Seja pontual. Ponto!
Se antes, o deslocamento para uma reunião poderia ser um fator de atraso e fosse comum, nem todos chegarem ao mesmo tempo na sala de reunião ou no cliente. Aqueles 15 minutos iniciais que antes eram gastos com acomodações e etc. Hoje é o suficiente para realizar uma reunião de sprint com o seu squad de projeto. Então, além de demonstrar interesse e respeito, acesse a sala na hora marcada. E se possível, seja um dos primeiros a chegar. Pois, assim como nas reuniões presenciais, sempre é possível fazer uma leitura prévia dos participantes e medir seu humor, suas expectativas e disponibilidade de tempo.

Câmera ligada

Atenção especial para este ponto. LIGUE SUA CÂMERA! Não se esconda. Pode até não ser imperativo ou comum entre as pessoas com que você costuma interagir. Mas demonstre que você está por inteiro na reunião. Expondo-se você ganhará também, mais atenção. Principalmente se for o único ou um dos poucos participando com a câmera aberta. Os demais tenderão a olhar muito mais para você. Usufrua deste benefício. Mas também, abra sua câmera e se possível for, peça para que os demais também o façam. Além de tornar a conversa mais humanizada, você poderá realizar análises de expressões faciais e corporais que lhe ajudarão a ler melhor a comunicação não verbal dos demais participantes. E por fim, olhe para a câmera. Principalmente quando estiver falando. Isso concederá muito mais credibilidade à sua fala. Evidente que você deve se preparar para aparecer no vídeo. Esteja sempre apresentável. Nada de participar da reunião, deitado na cama com a cara amassada e os cabelos esculpidos como uma obra de arte abstrata. Seja profissional e transmita este profissionalismo na sua postura e atitude. Mesmo que você seja o único da sala. As pessoas notarão isso e esta percepção aumentará com a recorrência. Assim como nas reuniões presenciais, seja VOCÊ o protagonista, mesmo não sendo o orador principal.

Microfone mutado

Neste ponto, você já deve estar dominando seu equipamento e a desculpa de não saber como desativar o microfone ou não ter percebido que estava com ele aberto, já não cola mais. Mantenha seu microfone desligado enquanto os outros falam. Isso além de demonstrar respeito evitará que eventuais e imprevistos ruídos venham a atrapalhar a reunião. Ligue quando você for sua vez de falar ou estiver interagindo diretamente com o orador. Algumas ferramentas oferecem a funcionalidade de Push to Talk (Aperte para falar), o que pode ser um recurso muito prático. Use-o sem moderação.

Sem entradas triunfais

Considere que ao entrar na sala outros participantes já estejam lá há algum tempo e interagindo entre si. Então, nada de chegar todo empolgado falando sem parar. Energia e empolgação são importantes. Mas, considera que antes de você entrar, algo estava acontecendo. E se você entrar dando bom dia, cumprimentando a todos e contando sobre as proezas de seu cachorro, estará proporcionando uma experiencia, no mínimo, inconveniente para todos os demais. De preferência, entre na sala com seu microfone mudo e observe se as pessoas já não estão interagindo. Espere um momento de pausa para se manifestar, e cumprimentar a todos de forma breve e geral. Você certamente já passou por experiências de ser interrompido quando um novo participante entrou na sala falando sem parar, perguntando se todos o estão ouvindo bem, enquanto faz ajustes no microfone. E não foi uma experiencia legal, não é mesmo?

Envie conteúdos previamente

Caso você seja o organizador da reunião ou irão apresentar algum material. Ou ainda tenha documentos que possam servir de apoio para suas colocações, mesmo que você esteja compartilhando sua tela, será uma conduta muito mais simpática, enviar previamente os arquivos com os participantes. E no momento adequado, comentar que já compartilhou o material com todos e que podem acessá-los para lhe acompanhar e conferir alguma informação mais específica que tenham dúvidas ou curiosidades. Isto dará um dinamismo muito maior para a conferência e evita esquecimentos de envios posteriores. E elimina também aquela desconfortável dissonância de expectativas que sucede o “Vou enviar à todos após a reunião”, que muitas vezes só acontece no dia seguinte.

Respeite o tempo de cada participante

Seja protagonista do encontro pelo seu conteúdo e pelas suas colocações de valor. Mas não monopolize a conversa. Respeite as rodadas e momento de cada um. Evite interromper quem estiver falando. Permite que as pessoas completem seu raciocínio. Considere que em um ambiente físico de um encontro presencial, as interações físicas e o uso da comunicação não verbal, ajuda muito na dinâmica de troca de orador. Mas em uma videoconferência, um balbuciar de pequenos sons é o suficiente para interromper quem estiver falando e gerar aquele desconfortável “deixa que eu deixo” ou “fala que eu falo”. Quando estiver falando, procure utilizar de pausas para permitir que outros membros possam se manifestar. E saiba utilizar estas pausas para fazer pequenas colocações se necessário, ou espere até que seja sua vez novamente para se manifestar de forma mais profunda e prolongada.

Preste atenção

Novamente. Seja respeitoso. Preste atenção no que os outros estão falando. Considere que você já aderiu à prática de deixar sua câmera ativa. Então as pessoas estão observando o que você está fazendo. Ausentar-se do vídeo, falar ao telefone, ou simplesmente ficar olhando para o monitor ao lado e digitando podem ser comportamentos inadequados para uma etiqueta digital na era das conversas por vídeo. Esteja de corpo, alma, imagem, voz e mente presente na reunião. Pontuar e reforçar o comentário dos outros participantes quando chegar sua vez, é uma forma de reconhecer e demonstrar que estava atento ao que foi dito anteriormente pelos demais. Mantenha-se focado na conversa e participe. Do contrário, será uma grande perda de tempo. Ou porque a discussão não se fez interessante para você ou porque você não foi relevante para o grupo. Em ambas as situações, sua atenção e suas atitudes podem influenciar e alterar o rumo da conversa. Faça isso!

Acostume-se

Acostume-se! Isso não será passageiro. Trate-se de um novo hábito já incorporado em nossa cultura e que se tornou abundante e frequente com as necessidades diante da pandemia de 2020. Portanto, explore, teste, experimente, vença o medo e a timidez, pratique e torne-se bom nisso. Pois certamente você irá fazer isso por muito e muito tempo daqui para frente. Por mais resistente que você possa ser, lembre-se de que provavelmente você era um dos entusiastas das tecnologias dos filmes de ficção científica ou mesmo das rotinas tecnológicas dos Jetsons. Aproveite. O futuro, finalmente, chegou!

Trago ainda uma consideração final. A de que devemos buscar estar alinhados e adequados no que diz respeito às boas práticas e regras sociais, tanto nas interações presenciais quanto no mundo digital. Mas devemos ser tolerantes e compreensivos com os nossos pares. Seja paciente e procure auxiliar seus colegas que demonstrarem dificuldades técnicas ou que ainda não estejam totalmente adaptados à estas novas práticas e etiquetas. Discipline-se para criar estes hábitos e obter performances cada vez melhores. Mas tenha em mente que uma das melhores vantagens de estar na linha de frente, no grupo dos que se adaptam e avançam mais rápido, é justamente, poder colaborar com a evolução das outras pessoas. Sendo assim, compartilhe seus conhecimentos, dê dicas e ofereça ajuda. E ao ouvir o choro de crianças ao fundo, ao invés de reclamar do barulho, pergunte sobre a rotina de home office da outra pessoa e demonstre que compartilha das mesmas rotinas. Ela se sentirá acolhida com sua compreensão e não pressionada por reclamações e reprovações.

Além de ser muito valioso para quem recebe este apoio, você estará, não só, criando um ambiente mais harmonioso para todos, como também, sendo reconhecido como referência no assunto e sendo admirado por isso, ao invés de ser uma pessoa rude e impaciente com quem ainda não deu todos os passos que você já deu. Pois, por mais digital que seja o ambiente e suas ferramentas, ainda se trata de interações humanas. Então, sejamos humanos, acima de tudo.

Escrito por Alexandre Conte